ISO 37001:2025 – Система за управление за противодействие на подкупите

Какво представлява ISO 37001:2025?

Подкупът не е само юридически риск. Той може да доведе до сериозни финансови загуби, репутационни щети, прекратяване на договори, ограничения при участие в процедури и загуба на доверие от клиенти, партньори и институции.

ISO 37001 създава управленска рамка, чрез която организацията може систематично да идентифицира къде съществува риск от подкуп, кой носи отговорност за неговото управление и какви превантивни и контролни мерки трябва да бъдат въведени.

• Стандартът не може да гарантира, че никога няма да бъде извършен подкуп. Неговата цел е организацията да може да покаже, че е въвела разумни и пропорционални мерки за превенция, откриване, докладване и реагиране.
  

За кои организации е подходящ ISO 37001?

ISO 37001 може да бъде внедрен както от частни компании, така и от публични институции, общини, държавни структури, неправителствени организации и международни компании.

Особено полезен е за организации, които работят:

• с обществени поръчки;
• с голям брой доставчици или подизпълнители;
• чрез посредници, агенти или представители;
• на пазари с повишен corruption risk;
• с лицензионни, разрешителни или регулаторни режими;
• при значителни инвестиционни, строителни или инфраструктурни проекти.

Стандартът е подходящ и когато клиенти, инвеститори или корпоративни групи изискват доказуем anti-bribery framework.

Какви са основните ползи от ISO 37001?

Добре внедрената ABMS подпомага организацията да управлява риска от подкуп систематично, вместо да разчита само на декларации или общ етичен кодекс.

На практика системата може да помогне за:

• идентифициране и оценка на bribery risks;
• въвеждане на ясни anti-bribery правила;
• контрол върху подаръци, гостоприемство, дарения и sponsorship;
• due diligence на бизнес партньори;
• управление на конфликтите на интереси;
• финансови и нефинансови контроли;
• безопасни канали за докладване;
• разследване и управление на сигнали;
• обучение и повишаване на осведомеността;
• доказване на ангажимент към business integrity.

ISO изрично посочва anti-bribery policies, due diligence, financial and non-financial controls, training, monitoring и reporting като ключови елементи на системата.

Какво е новото в ISO 37001:2025?

Anti-bribery culture

Една от най-съществените промени е отделният акцент върху културата за противодействие на подкупите.

Това означава, че организацията не трябва да разчита само на политика, процедури и декларации. Висшето ръководство трябва да изгражда среда, в която почтеното поведение е реално очакване и част от начина, по който се вземат бизнес решения.

На практика това се доказва чрез лидерство, комуникация, обучение, реакция при нарушения и последователно прилагане на установените правила. 

Конфликт на интереси

ISO 37001:2025 поставя по-ясно внимание върху conflicts of interest.

Организацията следва да разполага с механизъм за идентифициране, деклариране, оценяване и управление на действителни, потенциални или възприемани конфликти на интереси.

Това е особено важно при подбор на доставчици, възлагане на договори, назначаване на служители, работа с посредници и други чувствителни процеси.

По-ясна Anti-Bribery Function

Новото издание доуточнява ролята на anti-bribery функцията.

Тя трябва да има подходяща независимост, компетентност, правомощия и достъп до висшето ръководство, така че да може ефективно да наблюдава функционирането на системата.

При по-малки организации тази функция може да бъде комбинирана с друга роля, ако се запази необходимата независимост и липсата на конфликт на интереси.

Планиране на промените

SO 37001:2025 включва отделно изискване за planning of changes.

Когато организацията въвежда съществени промени – нов пазар, ново дружество, нови посредници, merger, acquisition или значителна промяна в бизнес модела – трябва да бъде оценено и въздействието върху bribery risk и ABMS.

Mergers and Acquisitions

При нефинансовите контроли новото издание поставя по-ясно внимание върху mergers and acquisitions.

Причината е очевидна: придобиването или сливането с друга компания може да доведе до приемане на вече съществуващи compliance risks, които преди това не са били част от собствената организация.

Climate change и контекстът на организацията

ISO 37001:2025 вече интегрира и общите ISO изисквания, свързани с climate change, в анализа на контекста и заинтересованите страни.

Това не означава, че ISO 37001 се превръща в environmental standard. Организацията трябва да оцени дали климатичните фактори имат значение за нейния anti-bribery контекст, например когато ресурсен натиск, обществени инвестиции или специфични пазари могат да повишат bribery exposure. 

Основни области на ISO 37001:2025

Bribery Risk Assessment

В основата на ABMS стои оценката на риска от подкуп.

Организацията трябва да идентифицира къде и при какви обстоятелства може да възникне риск, да определи неговото ниво и да въведе подходящи мерки.

При оценката могат да бъдат разглеждани фактори като:

• държави и пазари;
• клиенти;
• видове сделки;
• обществени поръчки;
• посредници;
• доставчици;
• дарения и sponsorship;
• подаръци и hospitality;
• взаимодействие с публични длъжностни лица.

Рискът трябва да бъде периодично преглеждан и актуализиран при промени в бизнеса.

Due Diligence

При по-висок риск организацията трябва да извършва подходяща проверка на конкретни проекти, сделки, служители или бизнес партньори.

Due diligence не трябва да бъде формална отметка в checklist. Неговият обхват трябва да бъде пропорционален на риска.

Целта е организацията да разбере с кого работи, защо работи с него и има ли фактори, които увеличават риска от подкуп.

Финансови и нефинансови контроли

Финансовите контроли могат да включват разделение на отговорностите, нива на одобрение, проверки на плащанията и контрол върху необичайни транзакции.

Нефинансовите контроли обхващат например procurement, contracting, supplier selection, recruitment, посредници, mergers and acquisitions и други процеси, при които може да възникне bribery risk.

Подаръци, гостоприемство и дарения

Организацията трябва да определи ясни правила относно gifts, hospitality, donations, sponsorship и други подобни benefits.

Не всяко такова действие представлява подкуп, но при липса на ясни критерии може да се създаде неправомерно влияние или поне впечатление за конфликт на интереси.

Докладване и разследване

Ефективната ABMS трябва да позволява на служители и други лица да подават сигнали за съмнения или нарушения.

Важно е каналите да бъдат достъпни и докладващите лица да бъдат защитени от retaliation.

Получените сигнали трябва да бъдат оценявани и, когато е необходимо, независимо разследвани.

Преход от ISO 37001:2016 към ISO 37001:2025

За вече сертифицираните организации не е необходимо ABMS да бъде изграждана отначало.

По-подходящо е да бъде извършен Transition GAP Analysis, при който системата се сравнява с новите и изменените изисквания.

Особено внимание трябва да бъде отделено на:

anti-bribery culture, conflicts of interest, anti-bribery function, planning of changes, awareness and training, mergers and acquisitions и Harmonized Structure.

След актуализиране на системата промените трябва да бъдат внедрени, проверени чрез вътрешен одит и разгледани при Management Review.

Преходният период е две години, а сертифицираните организации трябва да приключат прехода към ISO 37001:2025 до 28 февруари 2027 г.